Banyak orang memilih untuk menyelenggarakan acara secara mandiri dengan asumsi bahwa menggunakan jasa event management akan memakan biaya lebih besar. Namun, anggapan tersebut tidak selalu tepat lho!

Faktanya, vendor manajemen event profesional tidak hanya berperan dalam mengkonsep dan melaksanakan acara, tetapi juga memiliki keahlian dalam mengoptimalkan anggaran dan memaksimalkan efisiensi biaya.

Agar lebih yakin lagi, ada cara untuk bisa lebih menekan anggaran dalam mengadakan acara namun tetap memanfaatkan vendor manajemen. Bagaimana itu? Simak yuk!

Baca juga: Tips Terbaik untuk Mewujudkan Manajemen Event yang Sukses

Tips Hemat Biaya dengan Event Management

Jangan terlalu khawatir, tim layanan jasa nantinya dapat memberi tahu dan membantu bagaimana mengoptimalkan anggaran untuk proyek yang Anda miliki. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan harga terbaik tanpa harus mengurangi kualitas. Beberapa cara yang mereka lakukan biasanya sebagai berikut.

1. Tetapkan Tujuan dan Prioritas dengan Jelas

Pengoptimalan anggaran dapat dicapai dengan cara menetapkan tujuan dan prioritas acara yang akan diselenggarakan. Mulailah untuk menjawab tentang capaian acara, target audiens, hasil yang diinginkan, dan indikator kesuksesan atas acara tersebut.

2. Negosiasi dengan Vendor dan Tempat

Anda juga dapat bernegosiasi dengan vendor. Baik itu katering, sound system, MC, tata panggung, dan lain sebagainya. Anda dapat meminta diskon, paket, sponsor, referensi, testimoni, hingga kerjasama jangka panjang dengan vendor event management. Manfaatkan jaringan untuk mendapatkan harga terbaik.

3. Maksimalkan Alat dan Platform Online

Alat dan platform online juga dapat digunakan untuk memaksimalkan anggaran biaya. Anda dapat menjual tiket tanpa mencetak tiket fisik, berkomunikasi dengan peserta secara online, membuat laporan berbentuk soft file, mengelola pendaftaran paperless, dan lain sebagainya.

4. Bersikap Fleksibel dan Kreatif

Dalam merencanakan sesuatu, tidak semua hal dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi, keinginan, dan rencana Anda. Jadi, bersikaplah fleksibel dan kreatif ketika menghadapi perubahan, masalah, dan peluang yang terjadi. Beradaptasilah untuk kebutuhan acara yang akan Anda selenggarakan.

5. Cari Umpan Balik dan Perbaikan

Apabila ada hal-hal yang tidak dapat diselesaikan, tim layanan event management dapat memberikan masukan dan perbaikan. Terus cari kedua poin tersebut dan lakukan analisis agar acara dapat terselenggara secara maksimal. Umpan balik bisa didapat dari peserta, pemateri, hingga vendor.

6. Alih Daya dan Delegasikan Tugas

Tidak semua hal harus diatasi sendiri. Anda dapat merekomendasikan tim lain yang kompeten dan mendelegasikan tugas untuk menangani beberapa bagian dari acara. Seperti halnya menyewa desain grafis untuk melakukan editing hingga seorang copywriter untuk mengerjakan promosi.

Nah, intinya dengan strategi yang tepat dan vendor event management yang profesional, Anda dapat menyelenggarakan acara yang sukses dan hemat biaya. Memilih vendor yang tepat merupakan kunci utama dalam mewujudkan acara yang berkesan dan hemat biaya. 

Bumi Daya Plaza hadir sebagai solusi terpercaya untuk kebutuhanmanajemen acara Anda! 

Kami memiliki tim profesional yang berpengalaman dalam berbagai jenis acara, mulai dari seminar, konferensi, hingga pernikahan yang dapat dipersonalisasi untuk memenuhi kebutuhan dan anggaran Anda.

Hubungi kami dinomor +62 21-3193-6808 untuk mendapatkan konsultasi gratis dan penawaran terbaik!